Управляйте документами. Используйте систему документооборота. Связывайте документы с вещами, такими как оборудование и помещения. Сохраняйте их в отдельные папки. Устанавливайте права доступа для этих папок. Добавляйте параметры к документам.
Распределяйте их по категориям, например, чертежи, руководства и отчёты. Создавайте любой тип категорий.